Definições claras e objetivas de todos os termos relacionados a notas fiscais eletrônicas, impostos e obrigações fiscais no Brasil.
NF-e, NFS-e, NFC-e e outros documentos
A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um documento digital que substitui a nota fiscal em papel (modelos 1 e 1A). Instituída pelo Ajuste SINIEF 07/05, tem validade jurídica garantida pela assinatura digital do emitente e pela autorização da SEFAZ. É obrigatória para operações de venda de produtos, transferências, devoluções e exportações.
A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) é o documento que registra operações de prestação de serviços sujeitas ao ISS (Imposto Sobre Serviços). Diferente da NF-e, a NFS-e é regulamentada por cada município, seguindo o padrão ABRASF. Cada prefeitura tem seu próprio sistema de emissão e layout.
A Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) substitui o cupom fiscal emitido por ECF (Emissor de Cupom Fiscal). É utilizada em vendas presenciais ao consumidor final no varejo. Permite emissão por qualquer dispositivo com internet, sem necessidade de equipamento homologado, e oferece QR Code para consulta pelo consumidor.
O DANFE é a representação gráfica da NF-e para acompanhar o trânsito da mercadoria. Não substitui a nota fiscal eletrônica, servindo apenas como documento auxiliar. Contém chave de acesso de 44 dígitos e código de barras para consulta do XML original no portal da SEFAZ.
O Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) é o documento fiscal digital, modelo 57, que comprova o contrato de transporte de uma carga entre remetente e destinatário. Instituído pelo Ajuste SINIEF 09/07, substituiu os conhecimentos de transporte em papel dos modais rodoviário, aéreo, aquaviário, ferroviário, dutoviário e multimodal. Ele é transmitido à SEFAZ, que valida e autoriza o documento antes do início da prestação do serviço, e é acompanhado pelo DACTE durante o transporte.
O Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e) é o documento fiscal digital, modelo 58, emitido para cada viagem, que lista as NF-e e os CT-e transportados por um veículo. Instituído pelo Ajuste SINIEF 21/10, permite a fiscalização conhecer a carga em trânsito sem conferir documentos em papel. Deve ser autorizado pela SEFAZ antes da saída do veículo, e encerrado ao fim do percurso. O documento auxiliar é o DAMDFE.
ICMS, ISS, PIS, COFINS, IPI e códigos tributários
O ICMS é um imposto estadual que incide sobre operações de circulação de mercadorias, serviços de transporte interestadual/intermunicipal e comunicação. É o principal tributo das NF-e, com alíquotas que variam de 4% a 25% conforme o estado e tipo de mercadoria.
O ISS é um imposto municipal que incide sobre a prestação de serviços listados na Lei Complementar 116/2003. Alíquotas variam de 2% a 5% conforme o município e tipo de serviço. É o tributo principal das NFS-e.
O PIS é uma contribuição federal que financia o seguro-desemprego e abono salarial. Incide sobre o faturamento das empresas com alíquotas de 0,65% (cumulativo) ou 1,65% (não-cumulativo). Deve ser destacado nas notas fiscais eletrônicas.
A COFINS é uma contribuição federal destinada a financiar a seguridade social (saúde, previdência, assistência). Incide sobre o faturamento com alíquotas de 3% (cumulativo) ou 7,6% (não-cumulativo).
O IPI é um imposto federal que incide sobre produtos industrializados, nacionais ou importados. Alíquotas variam conforme a classificação do produto na TIPI (Tabela de Incidência do IPI). É destacado na NF-e em operações industriais.
O CST é um código de 3 dígitos que identifica a origem da mercadoria e a tributação do ICMS ou IPI. O primeiro dígito indica a origem (nacional, importado, etc.) e os demais indicam a tributação (integral, isento, substituição tributária, etc.).
O CSOSN é usado por empresas optantes pelo Simples Nacional para identificar a situação tributária nas operações de venda. Substitui o CST para essas empresas e indica se há tributação, isenção ou imunidade de ICMS.
CFOP, NCM, SEFAZ e outras obrigações
A SEFAZ (Secretaria da Fazenda) é o órgão estadual responsável pela administração tributária, arrecadação de impostos e fiscalização. Cada estado possui sua SEFAZ, que autoriza a emissão de NF-e e NFC-e através de webservices.
O CFOP é um código de 4 dígitos que identifica a natureza da operação ou prestação (venda, devolução, transferência, etc.). O primeiro dígito indica se a operação é de entrada ou saída e se é estadual, interestadual ou internacional.
A NCM é um código de 8 dígitos baseado no Sistema Harmonizado (SH) que classifica mercadorias para fins fiscais e de comércio exterior. É obrigatória na NF-e e determina alíquotas de impostos como IPI, PIS, COFINS e II.
Certificado digital, XML, assinatura eletrônica
XML (eXtensible Markup Language) é o formato padrão dos documentos fiscais eletrônicos no Brasil. O arquivo XML da nota fiscal contém todos os dados da operação em formato estruturado, é assinado digitalmente e deve ser armazenado por 5 anos conforme legislação fiscal.
O Certificado Digital A1 é um arquivo (.pfx ou .p12) que contém a identidade digital da empresa, usado para assinar notas fiscais eletrônicas. Tem validade de 1 ano, é armazenado no computador e é o tipo mais utilizado para emissão de documentos fiscais por sua praticidade.
O Certificado Digital A3 é armazenado em mídia criptográfica (token USB ou cartão inteligente). Tem validade de até 3 anos e oferece maior segurança por não permitir cópia. É usado quando há necessidade de maior controle sobre a assinatura digital.
MEI, Simples Nacional, Lucro Presumido
O MEI é um regime tributário simplificado para empreendedores com faturamento anual até R$ 81.000. Paga impostos fixos mensais (DAS-MEI) e pode emitir NFS-e. Não é obrigado a emitir nota para pessoa física, mas deve emitir para pessoa jurídica.
O Simples Nacional é um regime tributário que unifica 8 impostos (IRPJ, CSLL, PIS, COFINS, IPI, ICMS, ISS, CPP) em uma única guia (DAS). Destinado a empresas com faturamento até R$ 4,8 milhões/ano, simplifica obrigações e pode reduzir carga tributária.
O Lucro Presumido é um regime tributário onde a base de cálculo do IRPJ e CSLL é determinada por percentuais fixos sobre a receita bruta (8% a 32% conforme atividade). Indicado para empresas com faturamento até R$ 78 milhões/ano e margens de lucro acima da presunção.
O CNPJ é o número único de identificação das empresas perante a Receita Federal. Composto por 14 dígitos, é obrigatório para emissão de notas fiscais, abertura de conta bancária empresarial e contratação com órgãos públicos.
A Inscrição Estadual é o registro da empresa na Secretaria da Fazenda do estado, obrigatório para quem realiza operações com circulação de mercadorias (ICMS). É necessária para emitir NF-e e NFC-e.
A Inscrição Municipal é o registro da empresa na prefeitura, obrigatório para prestadores de serviços sujeitos ao ISS. É necessária para emitir NFS-e e cumprir obrigações tributárias municipais.
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